Client Onboarding Portal
caseVoor de eerste editie van onze participatieve kookateliers bouwden we een instroomportaal dat deelnemers door het volledige traject leidt: van het kiezen van een datum tot het doorgeven van allergieën en voorkeuren. Het doel was om de administratieve rompslomp te beperken en tegelijk de juiste informatie te verzamelen vóór de eerste sessie. We kozen voor een stapsgewijze aanpak met duidelijke bevestigingen, zodat elke deelnemer weet wat er van hen verwacht wordt en wat ze mogen verwachten. De feedback uit de eerste reeks ateliers gebruikten we om het aantal vragen te verminderen en de formulering te vereenvoudigen. Het resultaat is een portaal dat aanvoelt als een rustige voorbereiding, niet als een formulier.
De implementatie verliep in drie fases: eerst de basisstructuur met data en tijdslots, daarna de persoonlijke profielen met dieetwensen en tot slot de automatische bevestigingsmails met praktische info over locatie en materiaal. We merkten dat deelnemers vooral nood hadden aan duidelijkheid over de duur van de workshop en wat ze zelf moesten meebrengen. Die twee punten staan nu prominent in het overzicht. Wie nog twijfelt over een geschikt moment, kan via het portaal een herinnering aanvragen wanneer er nieuwe data vrijkomen. Zo blijft de drempel laag en de verwachting helder.
Voor wie meer wil zien over hoe we dergelijke trajecten aanpakken, verwijzen we graag door naar andere projecten of neem contact op voor een gesprek over een eigen opzet.