Seasonal Booking Workflow
praktisch gebruikVoor onze kookworkshops hadden we een reserveringssysteem nodig dat meebeweegt met het seizoen. Niet elke maand hetzelfde aanbod, maar een stroom die past bij wat er op de markt ligt en wat deelnemers op dat moment willen leren. Het project begon met een eenvoudige vraag: hoe zorgen we dat een plek in een workshop niet verloren gaat als iemand op het laatste moment annuleert?
We kozen voor een werkwijze met wachtlijsten per sessie en een automatische herverdeling van vrije plaatsen. Deelnemers krijgen eerst een bevestiging, daarna een herinnering twee dagen voor de start. Als iemand afzegt, schuift de eerste persoon op de wachtlijst automatisch door. Dat klinkt logisch, maar de praktijk zit vol randgevallen: mensen die verhinderd zijn, groepen die samen willen blijven, en ingrediënten die al zijn ingekocht op basis van het aantal inschrijvingen.
De grootste uitdaging was het koppelen van het aantal deelnemers aan de boodschappenlijst. Elke workshop heeft een vaste menukaart, maar de porties verschillen per seizoen. In de winter koken we zwaardere gerechten met meer voorbereidingstijd, in de zomer meer rauwe groenten en snelle technieken. Het systeem houdt nu per sessie bij hoeveel personen er definitief zijn, hoeveel er op de wachtlijst staan en welke ingrediënten er besteld moeten worden. Zo voorkomen we dat we te veel of te weinig inkopen.
Na drie maanden testen met echte groepen zagen we dat het aantal no-shows daalde en dat deelnemers vaker terugkwamen. De wachtlijst werkt vooral goed voor populaire avondsessies, waar vroeger mensen teleurgesteld werden omdat ze niet op tijd waren. Nu is er altijd een kans dat er een plek vrijkomt. Het systeem is bewust eenvoudig gehouden: geen app, geen account, gewoon een duidelijke bevestiging per e-mail en een eerlijke wachtlijst. Wie zich inschrijft, weet precies waar hij aan toe is.
Het project heeft ons geleerd dat een goed werkproces niet groots hoeft te zijn. Het gaat om de juiste beslissingen op het juiste moment: wanneer bevestigen, wanneer herinneren, wanneer doorschuiven. Die keuzes maken het verschil tussen een rommelige inschrijving en een vlotte ervaring. Wie meer wil weten over hoe we workshops organiseren of een sessie wil boeken, kan contact opnemen of ervaringen van eerdere deelnemers lezen.